A bagunça é a inimiga de qualquer profissional, e com o dentista não é diferente. Se manter organizado é o que possibilita o trabalho fluir de forma agradável e sem muitos problemas. Assim, a agenda do dentista deve estar sempre muito bem organizada.
O marca e desmarca consulta do dia a dia causa uma agenda desorganizada. E essa mudança constante de horários pode vir do paciente, do dentista ou do recepcionista.
Assim, por causa dos imprevistos, isso resulta na insatisfação do paciente e a perda do cliente. Desse modo, é de responsabilidade de consultório manter o registro e organização de todo o processo, e tomar medidas para que este tipo de problema não ocorra.
Agenda Digital X Agenda Tradicional
O consultório moderno entende a importância da tecnologia nos processos e já usa em seu cotidiano ferramentas e softwares como forma de digitalizar seus processos e fugir do papel. Afinal, isso poupa gastos, assim como aumenta a organização.
A agenda é o elemento mais básico para registrar os atendimentos realizados. Manter o controle do fluxo de clientes e horários do dentista é impossível sem uma agenda.
Não estamos dizendo que agendas físicas, de papel, não são uma opção. Mas, a organização de uma agenda eletrônica é consideravelmente melhor.
Você pode escolher continuar trabalhando com uma agenda normal. Para isso, já existem no mercado planners feitos sob medida para o consumidor. Assim, você pode adaptar um para as suas necessidades no consultório.
Mas, caso queira algo mais prático, invista em uma plataforma de agendamento de consultas ou, até mesmo, uma planilha bem detalhada no Excel. Qualquer uma dessas opções podem te ajudar a dar os primeiros passos rumo a uma agenda mais organizada e um melhor fluxo de trabalho.
Equipe treinada é sinônimo de organização
O funcionamento do negócio precisa de um bom trabalho em equipe. É necessário unir forças e trocar informações, em especial com aqueles que trabalham diretamente com você.
Às vezes, é fácil culpar um ou outro por problemas na agenda. E, isso é um erro. Todos os funcionários que utilizam a agenda do dentista são responsáveis por ela. Por isso, todos devem entender como é o fluxo de organização.
Estar com a agenda do dentista alinhada ajuda a diminuir os erros. Mas, também é importante evitar a falta de comunicação.
O recepcionista deve sempre informar ao dentista de seus horários. Assim como, o dentista deve informar sempre que não puder comparecer a uma consulta. Desse modo, o paciente poderá ser comunicado do imprevisto.
O ponto negativo em ambos os casos é com o paciente, que chegará ao consultório e não será atendido, pois o dentista não sabia ou não pode comparecer a consulta.
Sempre deixe a agenda do dentista completa
Consultórios grandes, que possuem vários dentistas em seu catálogo, devem optar por uma agenda integrada. Dessa forma, é possível que o recepcionista visualize todos os atendimentos e evite a lotação de uma agenda, direcionando os demais pacientes para outros dentistas.
É importante lembrar a importância de entrar em contato com o cliente, seja por ligação ou mensagem, para confirmar a consulta. Assim, não haverá o risco de o cliente não comparecer no dia e horário marcados.
Todos esses dados estarão bem claros, assim que a agenda do dentista estiver organizada.
Comentários