As consultas perdidas são um problema para as clínicas odontológicas. Quando o paciente falta, sem dar explicações, desorganiza o fluxo de caixa e impacta no faturamento do negócio.

Entendemos que imprevistos diários acontecem na vida de todos e que ser flexível em certos momentos é essencial. Porém, devemos saber que o tempo do outro também tem valor. Não comparecer a uma consulta agendada, é um desrespeito com o profissional que reservou um espaço na agenda para atender seus pacientes.

Desse modo, é importante que o paciente comunique, com antecedência, que não poderá comparecer a consulta, e, se possível, explicar por quais razões não poderá chegar a consulta.

Confirme a presença com o paciente 

A produtividade e lucratividade de uma clínica odontológica está ligada aos atendimentos realizados. Quando um atendimento não é realizado por falta do paciente, isso se torna um problema naquele dia, pois parte do faturamento esperado se torna inexistente.

É comum que pacientes esqueçam suas consultas, principalmente se elas são agendadas com um intervalo muito grande de tempo. Por isso, é vital que dentistas e recepcionistas confirmem a presença de seus pacientes, um ou dois dias antes do atendimento agendado.

Existem diversos meios pelos quais o recepcionista pode pedir uma confirmação. Alguns deles são:

  • Telefone: É o mais pessoal dos meios, com uma comunicação direta e única com cada cliente. Porém, é um meio que consome tempo da pessoa desempenhando tal atividade, assim como tem um custo maior na conta telefônica. A ligação também pode ser vista como invasiva por alguns pacientes, em especial aqueles que não gostam de atender ligações.
  • E-mail: Facilita a realização da confirmação, por poder ser um serviço automatizado com a ajuda de uma plataforma ou software. Contudo, as pessoas não têm o costume de chegar seus e-mails com frequência e atenção, e ele também corre o risco de cair na caixa de SPAM.
  • SMS/WhatsApp: Alguns anos atrás era muito comum as pessoas receberem SMS para a confirmação de uma consulta, e mais recentemente o uso do WhatsApp tomou essa função. Ele se tornou o meio mais eficaz de realizar esta atividade por possuir um custo baixo e ser bastante prático, o que otimiza o tempo do responsável. Como as pessoas já estão acostumadas a ver o WhatsApp várias vezes ao longo do dia, é mais provável que respondam ao pedido de confirmação.

Quando a equipe não se atrasa, o paciente não falta

Aprenda o que fazer quando o paciente falta
Imagem: Freepik

Já estabelecemos que a falta do paciente é algo inconveniente para a clínica. O atraso também.

Pacientes que chegam atrasados para a consulta atrapalham o fluxo da agenda e podem ter um atendimento mais rápido e objetivo. Isso, normalmente, os deixa com a sensação de que não foram bem atendidos ou que não receberam a devida atenção do dentista.

Mas, é importante ressaltar, que o atraso do dentista também é um inconveniente, pois isso também compromete a organização da agenda e impacta de forma direta o relacionamento entre profissional e cliente.  

Então, é necessário pedir na confirmação da consulta que o paciente chegue um pouco antes do horário agendado, para não haver atrasos. Assim como, lembrar o dentista do horário do compromisso.

Talvez o paciente falta por não ter um bom relacionamento com o dentista

O cliente pode escolher um profissional por diversas razões, entre elas valor do serviço, qualidade do serviço ou bom relacionamento com o dentista. Se o paciente focar apenas no valor monetário, sem nenhum outro ponto positivo, é muito provável que o paciente, no primeiro empecilho, desista e não compareça a consulta.

Um serviço de qualidade e um relacionamento humanizado com paciente garante responsabilidade e respeito mútuo. Ambos são aspectos positivos para que o cliente honre seus compromissos e compareça as consultas. Ou, pelo menos, avise com antecedência, que não poderá comparecer.  

E quando o paciente aparece, mas não paga?

Essa situação também é bem comum de acontecer. A pessoa diz que vai fazer um depósito, não tem o comprovante e o dinheiro não cai na conta do dentista.

Então, é preciso saber o motivo pelo qual isso acontecer, e o dentista ou recepcionista deve cobrar deste cliente. Mas, a sutileza e a educação devem estar sempre presentes.

Nem sempre as pessoas que não pagam fazem isso de má-fé. Algumas situações que podem acontecer são:

  • Existem meses em que a pessoa não está bem financeiramente, seja no início de ano ou por causa de gastos inesperados, por exemplo.
  • O paciente também é humano e se esquece das coisas. Talvez ele apenas tenha esquecido e só precise de um lembrete.
  • O velho e famoso “fiado”, que faz com que dentistas tenham que ficar, constantemente, cobrando desses clientes.

Por isso, analise o histórico de inadimplência do paciente e veja se ele é um bom cliente. Caso a resposta seja sim, use de sua flexibilidade e viabilize para ele uma maneira de pagar. Mas, se for um cliente problemático ou novo, tente negociar – sempre lembrando de ser educado a todo o momento. Em último caso, busque seus direitos e efetue uma cobrança judicial.

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